Hai bisogno di un software che ti consenta la modifica online di documenti, presentazioni e fogli di calcolo, ovunque ti trovi e da qualunque dispositivo? Ti serve un sistema veloce, gratuito e intuitivo che ti consenta di tenere sott’occhio il lavoro del tuo team? Allora ti serve Google Docs.
Sicuramente ne avrai già sentito parlare: al giorno d’oggi Google Docs è una delle suite più utilizzate sia a scopo puramente personale che a livello lavorativo, grazie al fatto che consente a più persone di visualizzare e modificare un documento nello stesso istante.
Se sei curioso e vuoi saperne di più, sei nel posto giusto: oggi ti spiegherò proprio tutto di Google Docs: Cosa è, Come Funziona e anche come usarlo senza intoppi sia online che offline. Sei pronto?
Google Doc e Documenti Google
Documenti Google altro non è che la pagina in lingua italiana di Google Docs. In buona sostanza si tratta della suite di applicazioni inclusa in Google Drive (vuoi saperne di più? Leggi Come Funziona Google Drive Guida Completa), per questo tutte le operazioni che vedrai sono strettamente legate a quest’ultimo servizio web.
Gli utenti di Google Docs possono importare, creare, modificare e aggiornare documenti e fogli di calcolo in vari tipi di carattere e formati di file, combinando i testi con formule, elenchi, tabelle e immagini.
Tutti gli utenti possono controllare chi vede il loro lavoro e tenere sott’occhio le modifiche. Per tutte queste ragioni è ideale per le pubblicazioni di fogli di lavoro relativi a grandi aziende, par la gestione di blog o persino per programmare eventi.
Come funziona Google Docs
Google Docs funziona in maniera molto simile a Dropbox (Dropbox, Come Funziona? Guida Gratuita), perché ti consente di caricare i tuoi file su un cloud e di accedervi da diversi dispositivi. Questo perché si appoggia su Google Drive, che è il sistema di cloud storage di Google.
Per accedere basta avere un account Google e visitare l’home page di Google Docs. Una volta effettuato l’accesso, potrai cliccare su “Vai a Documenti Google” per accedere a tutte le sue funzionalità.
Per far girare correttamente Google Docs basta usare un browser compatibile (Internet Explorer versione 6 o successiva, Firefox versione 1.07 o successiva e Safari 3.1 o versione successiva) e abilitare Javascript e cookie.
Una volta effettuato l’accesso potrai sfruttare tutte le funzionalità di Docs, scegliendo cosa creare per mezzo della barra laterale.
Come vedi, da qui potrai optare per la creazione di Documenti, Fogli o Presentazioni. In tutti i casi potrai scegliere tra creare file del tutto nuovi e partire da un modello prestabilito. Ma di questo ti parlerò meglio nel prossimo paragrafo.
Come Usare Google Docs
L’usabilità di Google Docs è molto simile a quella di Evernote (vuoi saperne di più? Leggi Evernote Come Funziona? Guida Completa), perché dalla dashboard puoi creare i vari documenti e tenerli sempre sotto controllo.
I documenti saranno sempre disponibili online ed essendo collegati al tuo account Google potrai accedervi da qualsiasi computer e da qualsiasi dispositivo, senza limitazione di numero o di sistema operativo.
Creare documenti con Google Docs
Ma nello specifico, come si fa a creare dei documenti con Google Docs? È presto detto. La fase di creazione è sicuramente la più semplice, perché ti basta cliccare sulla barra laterale e selezionare il tipo di documento che ti serve.
Cliccando su “Documenti” ti verranno mostrati in alto i modelli di Google Docs, che puoi ricalcare o usare semplicemente per prendere ispirazione.
In basso, invece, avrai a disposizione tutti i documenti che hai creato o che sono stati condivisi con te su Drive e a cui puoi accedere, sia per sola visualizzazione che per eventuali modifiche.
Lo stesso procedimento vale per “Fogli” e “Presentazioni“: in alto vedrai sempre i modelli proposti da Docs, mentre in basso vedrai quelli presenti sul tuo account Drive.
Cliccando sul modello vuoto o su uno di quelli prestabiliti potrai creare il tuo documento/foglio/presentazione. Una volta inserito il titolo Google Docs lo salverà automaticamente su Drive.
Cliccando sul pulsante “Condividi” potrai invitare amici e collaboratori a modificare il tuo documento. Nel dettaglio, ti apparirà questa casella:
Se vuoi limitare le autorizzazioni delle persone con cui condividerai il documento, clicca su “Avanzate“.
Da qui potrai selezionare le tue impostazioni, inserendo tutte le restrizioni che ritieni necessarie per tutelare il tuo documento.
Caricare documenti con Google Docs
Puoi anche caricare dei file tramite Google Drive. Ti ricordo che per farlo devi semplicemente aprire Drive e cliccare in alto a sinistra su “Nuovo”.
Nello specifico, ricordati che Google Docs è compatibile con i seguenti formati:
- File HTML
- File Microsoft Word, PowerPoint ed Excel
- Formati di testo e foglio elettronico OpenDocument (.odt e .ods)
- Formato rich text (.rtf)
- Documenti di StarOffice (.sxw)
- File di testo (.txt)
In più, puoi caricare dei documenti inviandoli al tuo indirizzo gmail e salvandoli su Drive. Una volta salvati, Google Docs converte tutti gli allegati in formato HTML e li rende modificabili.
Google Documenti Online e Offline: Cosa Sapere?
Google Docs viene usato prevalentemente online, questo perché fondamentalmente è stato ideato proprio per essere usato da più utenti contemporaneamente. Allo stesso tempo non è impossibile usarlo Offline, se sai come fare.
Nello specifico, per usare Google Docs Offline puoi usare solo ed esclusivamente Google Chrome, perché di fatto ti toccherà scaricare l’estensione “Documenti Google Offline”.
Una volta scaricata e installata l’estensione, dovrai attivare l’accesso offline nel menu delle impostazioni di Google Drive.
Ricordati che l’utilizzo di Google Docs offline ti consente di visualizzare i tuoi documenti e di copiare e incollare parti di loro, ma non ti consentirà di salvare i cambiamenti che farai. Per assicurarti di salvare le tue modifiche basta semplicemente tornare online.
Trucchi e Scorciatoie Per Google Docs
Google Docs si contraddistingue anche per la possibilità di usare dei piccoli trucchi e delle scorciatoie da tastiera che ne rendono più semplice e intuitivo l’utilizzo.
Tra i trucchi di Google Docs, per esempio, c’è quello che ti consente di aggiungere un commento e taggare direttamente la persona a cui è rivolto. Come? Semplice, basta sottolineare la parte di testo (o la casella del Foglio di Calcolo) e cliccare sull’apposita icona.
La persona interessata riceverà una notifica direttamente sulla sua casella di posta, e ti risponderà non appena si connetterà al documento. Un altro trucco utile è quello che ti consente di aggiungere parole al dizionario di Google Docs. Per farlo basta cliccare sulla voce “Strumenti“.
Da qui avrai accesso al dizionario e potrai aggiungere le parole che Google Docs non riconosce come esatte. In più, sappi che puoi anche linkare altri documenti di Google Docs ottenendo uno shortlink dal tasto condividi.
Per quanto riguarda le scorciatoie, ne esistono diverse per Mac e per Pc. Oltre a quelle più comuni, che ti permettono di formattare il testo, ce ne sono alcune particolarmente utili che ti elencherò di seguito.
Scorciatoie utili Google Docs per PC
Ecco le scorciatoie utili che ti renderanno la vita più facile mentre usi Google Docs.
- Apri cronologia revisioni: CTRL+ALT+MAIUSC+H
- Apri il dizionario: CTRL+MAIUSC+Y
- Conteggio parole: CTRL+MAIUSC+C
- Vai al successivo errore di ortografia: CTRL+’
- Vai al precedente errore di ortografia: CTRL+;
- Apri la chat all’interno del documento: MAIUSC+ESC
Scorciatoie utili Google Docs per Mac
Ed ecco le stesse scorciatoie, per Mac.
- Apri cronologia revisioni: ⌘+OPZIONE+MAIUSC+H
- Apri il dizionario: ⌘+MAIUSC+Y
- Conteggio parole: ⌘+MAIUSC+C
- Vai al successivo errore di ortografia: ⌘+’
- Vai al precedente errore di ortografia: ⌘+;
Spero che la mia guida ti sia stata utile! Se hai delle domande non dimenticarti di lasciarmi un commento. Altrimenti, metti un like e condividi l’articolo!
