Quali sono le Best Practices per scrivere un comunicato stampa efficace? Cosa è un comunicato stampa e come posso trovare il perfetto equilibrio fra i giornalisti da contattare e la forma del comunicato stampa? In quest’articolo troverai una guida per scrivere comunicati stampa efficaci ed alcuni consigli utili su come diffondere un comunicato stampa, buona lettura.
Spesso, quando si parla di comunicati stampa, ci si focalizza su come diffondere un comunicato, come raggiungere più persone possibili, e poco sulla forma e sul contenuto: si tratta forse dell’errore più grande, ed in quest’articolo scoprirai perché la qualità e l’informazione può fare la differenza fra un comunicato stampa efficace ed un comunicato che invece non riesce a catturare l’attenzione di giornalisti e blogger.
Cosa è un Comunicato Stampa?
Si tratta di uno strumento di comunicazione nato nel lontano 1906: il primo CS fu infatti scritto (o per meglio dire redatto) da Ivy Lee per fornire la versione ufficiale di un grave incidente. Fu l’inizio delle PR, ovvero delle Public Relations (relazioni pubbliche), un modello di comunicazione, o meglio di rapporti fra aziende e stampa destinato a diventare una delle “forme di comunicazioni tradizionali fra aziende e media”.
Noto in inglese con il termine Press Release, il comunicato stampa in origine era quello strumento che rendeva “reale” una notizia: con l’arrivo del web, del web 2.0, dei blog e dei social il mondo dei comunicati stampa si è un pò modificato, e le notizie hanno cambiato il loro percorso, da qui la nascita delle fake news, ma questo è un argomento complesso che merita una trattazione “a parte”.
Il comunicato stampa è dunque un documento ed uno strumento di comunicazione che dovrebbe avere delle caratteristiche specifiche:
- Essere in formato Pdf / Word
- Essere inviato via Email ai giornalisti (anche se oggi i comunicati vengono diffusi anche tramite Social Network)
- Avere un contenuto utile per la comunicazione aziendale e per aggiornare un determinato pubblico (audience)
Questi tre punti mettono dunque subito in luce un aspetto importantissimo: il comunicato stampa non è un mezzo per fare spam, non deve essere pubblicato uguale su decine di piccoli blog/siti e deve invece informare in maniera precisa il pubblico di riferimento.
Come Scrivere un Comunicato Stampa?
Ci ritroviamo dunque a dover scrivere il comunicato ma non sappiamo proprio da dove cominciare. Fortunatamente, in quest’articolo – guida alla scrittura dei comunicati stampa, avrai tutte le informazioni necessarie per organizzare al meglio la tua comunicazione.
Come scrivere comunicati stampa: guida pratica.
Qui di seguito troverai tutte le indicazioni per scrivere il tuo primo comunicato, sei pronto/a?
Scegli l’argomento
Come prima cosa bisogna individuare la tematica o argomento intorno al quale deve essere “costruito” il comunicato stampa.
Non bisogna dunque parlare di più argomenti, più funzioni, più caratteristiche: scegliamo un aspetto da analizzare/affrontare ed utilizziamo tutto il materiale che abbiamo a disposizione (ad esempio statistiche, numeri, dati di utilizzo, vantaggi, innovazioni, problematiche risolte, …)
Tone of Voice
Scelto l’argomento dobbiamo dunque identificare il tone of voice (letteralmente tono di voce) del comunicato:
- Fresco
- Colloquiale
- Informale
- Professionale
- Giovanile
- Tecnico
- …
Attenzione ad aver chiaro quale tono utilizzare per il comunicato. Per sceglierlo è bene identificare quali saranno i destinatari del comunicato: giornalisti, redazioni, blogger, … Come possiamo catturare la loro attenzione?
Attenzione anche alla lunghezza del comunicato: più è breve ma completo e più il destinatario sarà propenso alla lettura e di conseguenza a prestare attenzione alla notizia!
Titolo, Sottotitolo, Introduzione
Il titolo, il sottotitolo ed il primo paragrafo (ovvero l’introduzione) del comunicato stampa devono essere studiati per catturare l’attenzione, incuriosire ed invogliare alla lettura.
Solitamente il titolo ed il sottotitolo sono brevi e scritti al centro del foglio. Devi essere estremamente incisivo e far capire subito al destinatario di cosa stai parlando, senza possibilità di creare dei fraintendimenti (o in inglese misunderstanding).
Solitamente il titolo viene scritto tutto in maiuscolo ed in grassetto, con corpo (ovvero una grandezza del carattere) maggiore rispetto al testo.
Solitamente per avere una linea guida da utilizzare si utilizzano le classiche 5W della Comunicazione:
- Chi (Who)
- Quando (When)
- Dove (Where)
- Cosa (What)
- Perché (Why)
Nella prima parte del comunicato inoltre possiamo riportare la data ed il luogo di svolgimento nel caso di eventi/manifestazioni.
Il primo paragrafo deve spiegare brevemente il contenuto del comunicato e l’argomento principale, è bene inserire anche delle dichiarazioni in prima persona utilizzando il virgolettato.
Nell’ultima parte del comunicato invece dobbiamo inserire una conclusione (seguendo la tecnica della piramide rovesciata) quindi i contatti (di fondamentale importanza per riuscire ad essere facilmente ricontattabili in caso di ricerca di informazioni/approfondimenti/comunicazioni).
Formattazione del Comunicato Stampa
Ricorda di formattare correttamente il tuo comunicato stampa: suddividilo in paragrafi (no ai blocchi di testo unico o ai muri di testo), per aiutare i giornalisti ad orientarsi all’interno del contenuto
Come Diffondere un Comunicato Stampa?
Quando sarai pronto a diffondere il tuo comunicato stampa devi creare una email che i giornalisti vorranno leggere.
Tieni a mente che i giornalisti (e non solo) hanno costantemente la mailbox intasata di email e comunicati stampa: proprio per questo motivo dovresti catturare l’attenzione in maniera intelligente (ovvero non scrivere “URGENTE” e altri oggetti similari e fastidiosi).
Per diffondere un comunicato stampa dobbiamo avere a disposizione una lista di indirizzi email di giornalisti, oppure possiamo affidarci ad agenzie che svolgono lavoro di digital pr o di invio comunicati stampa.
In alternativa esistono anche delle piattaforme online che permettono di pubblicare comunicati stampa, basta fare una ricerca su google con indirizzi email per comunicati stampa per trovarsi di fronte a decine di siti:
- Comunicatistampa.net: mettiamo a tua disposizione più di 9000 email reali ed attive di redazioni e giornalisti raccolte in anni di lavoro e ricerca sul campo, costantemente aggiornate dal nostro team.
- Notiziabile.it: La prima piattaforma professionale dedicata all’invio di comunicati stampa e news delivery: qualsiasi cosa può diventare una notizia, basta trovare la persona giusta a cui raccontarla, raccontaci i tuoi successi e fai parlare di te e della tua azienda, decidi chi vuoi contattare, e al resto ci pensiamo noi!
- Comunicati.net: permette di pubblicare comunicati stampa gratuitamente online
- Comunicati-Stampa.com: si tratta di un portale che pubblica comunicati stampa di interesse nazionale e di alta qualità che offre anche un network di siti per pubblicazioni di vario tipo
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Buon lavoro e buona promozione dei tuoi comunicati stampa,
Valerio