Trello Italiano Guida Completa

Sei stanco delle solite to-do list? Ti serve uno strumento web-based che ti consenta di gestire un progetto collaborando con il tuo team e ti offra anche una panoramica costante delle priorità, degli obiettivi e delle problematiche da risolvere?

In questo articolo ti parlerò di Trello, un tool che ti permette proprio di gestire i tuoi progetti suddividendoli in schede, liste ed elenchi, che possono essere condivisi con tutti coloro che fanno parte della tua squadra.

Si tratta di un’applicazione molto usata nel project management. Oggi ti offro una Guida Completa per questo strumento, che può sicuramente rendere più semplice il tuo lavoro.

Cos’è Trello?

Immagina una grande lavagna con tanti post-it colorati, suddivisi in colonne: ecco, Trello è l’equivalente virtuale. Si tratta di una web application che può essere usata tanto come una semplice checklist quanto come uno strumento finalizzato all’assegnazione di compiti e alla supervisione delle attività legate a un determinato progetto.

Trello si basa sul metodo kanban, che mette insieme tante schede di controllo, organizzandole in modo tale da far capire a coloro che le visualizzano e le usano cosa va fatto per primo e come raggiungere gli eventuali obiettivi finali eliminando passaggi superflui.

Come Funziona Trello?

Trello si divide in pagine, dette bacheche, che contengono delle liste ben strutturate finalizzate a fornirti una visione completa dei tuoi progetti. Per capire come funziona Trello devi innanzitutto visitare il sito web e procedere alla registrazione, cliccando su “Registrati – È gratis“.

Puoi registrarti in due modi: o inserendo il tuo nome, la tua mail e una password o semplicemente accedendo con il tuo account Google. Una volta effettuato l’accesso, Trello ti mostrerà quattro schermate di presentazione.

• • Nella prima schermata ti verrà presentata la tua bacheca e ti verrà richiesto di darle un nome:

• • Nella seconda schermata ti verranno presentate le liste, cioè gli insiemi di attività che imposterai:

• • • La terza schermata ti presenta invece le schede, ovvero tutti i post-it virtuali che andrai a inserire nelle liste presenti nella tua bacheca;

• • • Infine, ti verrà genericamente mostrata la possibilità di personalizzare i dettagli delle singole schede.

Una volta superati questi passaggi, potrai iniziare a modificare la tua bacheca personale.

Prezzi Trello: è gratuito?

La versione base di Trello è assolutamente gratuita, ma come per altri software legati alla produttività ci sono degli upgrade che possono essere effettuati solo se si acquista una versione a pagamento.

Come vedi, Trello ha tre piani tariffari:

• • • Gratis, ovvero il piano di base: con questo piano puoi imparare come funziona Trello. Le possibilità di personalizzazione sono limitate e ogni file allegato può essere grande al massimo 10 MB.
    • Business Class: si tratta di un profilo avanzato che ha un costo di 9,99 dollari al mese e ti permette di integrare i dati che conservi su Evernote (vuoi saperne di più? Leggi Evernote Come Funziona? Guida Completa), Dropbox (sai cos’è? Leggi Dropbox, Come Funziona? Guida gratuita), Google Hangouts, Mailchimp, Google Drive (scopri cos’è leggendo Come Funziona Google Drive Guida Completa). In più ti consente di allegare file grandi fino a 250 MB e di avere un supporto tecnico via mail.
    • Impresa: si tratta di un piano legato alle grandi aziende, il cui prezzo è variabile. Si parte dai 20,83 dollari al mese, ma il prezzo si riduce se gli utenti dell’azienda si aggirano intorno ai 1000. Rispetto al profilo Business Class aggiunge ulteriori impostazioni di sicurezza.

Come Usare Trello?

Ora che ti sei registrato, avrai accesso alla bacheca di Trello, che in realtà è piuttosto semplice da utilizzare. La prima cosa che noterai sono le liste, a cui puoi aggiungere diverse schede.

La prima azione che ti invito a fare, però, è cliccare in alto a destra, sulla voce “Mostra il menu”. Una volta fatto, noterai appunto il menu di Trello, dal quale puoi apportare alcune modifiche e visualizzare le recenti attività.

Nel dettaglio, noterai le seguenti voci:

• • • Cambia sfondo: ti consente di cambiare lo sfondo della tua bacheca e di impostare un colore o una foto a tuo piacere. L’opzione per caricare sfondi personalizzati è destinato soltanto agli utenti Business Class o Impresa.
    • Filtra schede: ti permette di visualizzare sulla tua bacheca solo le schede contrassegnate con un determinato tag o con una determinata scadenza;
    • Adesivi: ti fa applicare degli adesivi alle liste e alle schede. Agli utenti gratis vengono mostrati solo quelli di base, mentre gli utenti Business Class o Impresa possono scegliere tra centinaia di adesivi.
    • Altro: è la voce che ti serve per accedere alle impostazioni, per gestire le etichette e le raccolte. Da qui puoi stampare o chiudere la tua bacheca e cambiare le tue preferenze.
    • Power-Up: i power-up sono dei potenziamenti che ti permettono di sincronizzare Trello con altri programmi di produttività, archiviazione e gestione. Gli utenti Gratis hanno diritto a un solo potenziamento.
    • Attività: il registro delle attività che tu e il tuo team avete recentemente svolto su Trello.

Ora che hai conosciuto il menu di Trello, ti spiego meglio come creare e gestire nuove liste e schede.

Gestione liste e schede Trello

Quando accedi per la prima volta alla tua bacheca Trello hai a disposizione alcune liste. Le liste sono i blocchi che contengono le tue schede, che a loro volta, contengono tutte le informazioni sulle attività che devono essere tenute sotto controllo.

Aggiungere una lista è molto semplice: basta cliccare sulla voce “Aggiungi lista“, che comparirà sempre alla destra delle liste esistenti, scrivere il nome e aggiungerla. Cliccando sui tre puntini in altro potrai vedere le azioni correlate alle liste:

Come vedi, puoi muovere la lista e copiarla a tuo piacimento. In più, cliccando sull’opzione “Segui” riceverai una notifica via mail ogni volta che qualcuno compie un’azione che la riguarda.

Per quanto riguarda le schede, invece, puoi aggiungerne una cliccando sulla voce “Aggiungi schede“, che compare sia sulle liste presenti in bacheca sia nel menu azioni della lista. Cliccando su questa voce, la scheda si genererà e potrai modificarla a tuo piacimento:

Come vedi, puoi assegnare l’attività a un determinato membro del team, etichettare le tue attività, aggiungere una checklist e, molto importante, puoi impostare una scadenza. Per farlo basta cliccare su “Scadenza” e indicare il giorno entro il quale l’attività indicata dalla scheda deve essere svolta.

Puoi anche aggiungere un allegato, aggiungere un commento, spostare, copiare e archiviare la scheda in maniera molto semplice. Anche le schede, inoltre, hanno l’opzione segui.

Bacheca Trello Privata o Condivisa?

Hai creato la tua bacheca Trello, sai come funziona, sai creare liste e schede ad occhi chiusi. Perfetto, adesso ti manca solo un passaggio: capire come condividerla con altri utenti per lavorare bene in team.

Innanzitutto sappi che quando crei una bacheca Trello puoi scegliere se renderla Privata, dunque visibile solo a te, o Pubblica, ovvero disponibile a qualsiasi utente del web. Si tratta comunque di una condizione che puoi modificare in qualsiasi momento.

Come vedi, io ho impostato l’opzione “Privata”. Cliccando proprio su questa voce si apre un menu a tendina, che ti consente di scegliere tra:

• • • Privata, appunto: la bacheca è visibile solo a te e ai membri che inviterai;
    • Gruppo: cliccando sulla voce “Personale” avrai la possibilità di inserire la bacheca all’interno di un gruppo. A quel punto, selezionando “Gruppo” dal menu a tendina che stiamo esaminando, renderai la bacheca visibile a tutti gli utenti di quel gruppo;
    • Pubblica: chiunque su internet può vedere la bacheca, ma solo i membri possono modificarla.

Per invitare qualcuno a modificare la bacheca basta cliccare sull’icona rotonda accanto alle tue iniziali. Una volta cliccato, avrai a disposizione questo menu:

Da qui potrai inserire una mail o il nome che la persona che vuoi inserire ha su Trello per invitarla a modificare la tua bacheca.

App Trello e Power-Up

Come molti software di produttività, Trello conta non solo sulla versione web, ma anche sulle app, disponibili sia per il desktop che per i dispositivi mobili. In più un’altra cosa molto importante sono i Power-Up: delle applicazioni esterne, come per esempio Google Drive o Jira, che rendono la tua bacheca più performante.

Ma vediamo nel dettaglio sia le app che i power-up di Trello.

App Trello, Desktop e Mobile

Per scaricare l’applicazione di Trello per Desktop ti basta scorrere l’homepage e giungere alla sezione “Scopri tutte le app”. Da qui potrai facilmente trovare i collegamenti per scaricare il file d’esecuzione.

In questa stessa pagina trovi i link diretti alla app per iOS e Android, che sono disponibili su App Store e Google Play. Una volta scaricata l’app avrai accesso a tutte le tue bacheche.

Potrai effettuare tutte le modifiche che effettui anche dalla versione web. Le modifiche verranno apportate in tempo reale grazie alla sincronizzazione, che avviene immediatamente.

Power-Up, scaricarli e crearli

I Power-Up sono dei veri e propri potenziamenti che possiamo applicare alla nostra bacheca. Gli utenti che hanno un profilo gratis possono implementarne soltanto uno, mentre gli utenti Business Club e Impresa non hanno limiti.

I Power-Up disponibili su Trello sono tutti raccolti nell’apposita sezione del sito.

Tra i Power-Up che Trello suggerisce come “Essenziali” abbiamo il Calendar, che raccoglie tutte le schede a cui hai assegnato una scadenza in un calendario settimanale o mensile, per dare una panoramica più chiara delle urgenze. Ci sono poi Google Drive e Voting, che ti consente di votare le schede presenti sulle bacheche.

Trello ti dà anche la possibilità di creare i tuoi personali Power-Up: nella pagina a essi dedicata troverai infatti la voce “Realizza il tuo Power-Up“, che ti consentirà di accedere alla sezione “Trello Developers”.

Da qui potrai accedere alla piattaforma che ti consente di creare in pochi passaggi il tuo personale Power-Up. Chiaramente ti troverai davanti diversi link, che dipendono dal tuo livello di conoscenza in fatto di programmazione. In ogni caso, Trello ha dei tutorial a portata di tutti.

Spero che la mia guida ti sia stata utile. Per qualsiasi domanda, ricordati di lasciarmi un commento. E se il mio articolo ti è piaciuto ricordati di mettere un like o di condividerlo.